「請求業務で毎月の月初がパンクする」「送迎の調整を毎日エクセルと電話で」「加算のための帳票づくりに追われる」「事務員が足りず、管理者が事務まで抱えている」——介護のバックオフィス事務は、種類が多く締切もあり、現場を静かに圧迫します。
本記事は、介護の事務作業をAIで減らす方法を、AI×ノーコードで115件以上を支援してきた立場から整理します。送迎・請求・帳票・勤怠・問い合わせ対応まで、「転記・集計・書類づくり」をAIと仕組みで自動化し、人にしかできない仕事に時間を戻す方法をお伝えします（2026年時点）。
介護の事務作業は、AI×ノーコードで大きく減らせます。転記・集計・帳票づくり・問い合わせ対応といった「時間がかかるだけの定型業務」を自動化し、事務の残業と属人化を解消できます。
対象は幅広く、送迎管理・請求（国保連）・各種帳票・勤怠/シフト・問い合わせ対応まで。手段は、①介護ソフトの機能 ②生成AI（ChatGPT/Claude）で下書き・集計 ③AI×ノーコードで作る自社専用の事務アプリ、の3つ。自社のやり方が独特なほど、自社にフィットする③が効きます。ただし請求など正確性が最重要の業務は、AIは補助・最終確認は人が鉄則です。
この記事を書いた人
西澤 志門（ソウゾウ合同会社 代表）
一般社団法人Nocoders Japan協会 理事。AI×ノーコードで115件以上のプロジェクトを支援。介護・福祉現場のDXに伴走し、記録・シフト・事務のバックオフィス効率化システム構築を手がける。
利用率92%
構築から定着まで伴走
送迎・請求・帳票など、介護のバックオフィス事務をAI×ノーコードで効率化します。
この記事でわかること（早見表）
| 知りたいこと | 結論（要約） |
|---|---|
| なぜ事務が負担か | 種類が多く転記・締切・属人化で時間を奪われる |
| AIで減らせる事務 | 送迎・請求補助・帳票・勤怠集計・問い合わせ対応 |
| 事務別のやり方 | それぞれで自動化できる部分を具体化 |
| 3つのアプローチ | 介護ソフト／生成AI／自社専用アプリ |
| 自社専用アプリを作る | 自社の事務フローに完全フィット。AI×ノーコード |
| メリット | 転記ゼロ・帳票時短・属人化解消・残業削減 |
※本記事は介護のバックオフィス事務の効率化に関する一般的な解説です。請求・加算・帳票の要件は最新の制度・国保連/自治体の案内をご確認ください。あわせて介護記録をAIで効率化・介護シフトの自動作成もご覧ください。
01 なぜ介護の事務作業は負担になるのか
介護の事務は、現場のケアと違って表に出にくい一方で、確実に時間を奪う業務です。負担が積み上がる理由は主に4つあります。
種類が多い
送迎・請求・帳票・勤怠・問い合わせ…と幅広い事務を少人数で回している。
転記・二重入力
紙・エクセル・ソフトの間で同じ情報を何度も入力している。
締切が集中
月初の請求など、特定の時期に業務が集中して残業になる。
属人化
「この事務はあの人しか分からない」状態で、休むと回らない。
とくに小規模な事業所では、管理者が事務まで抱え込み、本来のマネジメントや現場フォローに手が回らないことも珍しくありません。ここを仕組みで軽くできれば、事業所全体の余裕が生まれます。
02 AIで減らせる介護の事務作業
「決まった手順で、転記や集計、書類づくりをする」——こうした定型事務は、AIと仕組みが最も得意とする領域です。
| 事務 | AI・仕組みで効率化できること |
|---|---|
| 送迎管理 | 利用者・時間・車両の割り当てを整理し、送迎表を半自動で作成 |
| 請求（国保連） | 実績データの集計・チェックを補助（最終確認は人） |
| 帳票・書類作成 | 記録や実績から各種帳票の下書きを自動生成 |
| 勤怠・シフト集計 | 勤怠の集計やシフト作成を自動化 |
| 問い合わせ対応 | よくある質問への一次対応をAIが下書き・自動応答 |
ポイント
AIは「転記・集計・書類の下書きを一瞬でこなす道具」です。とくに請求のように正確性が最重要の業務は、AI/仕組みで下ごしらえし、最終チェックは必ず人が行う。この役割分担で、速さと正確さを両立できます。
たとえば、こう変わります
【従来｜送迎表】毎朝、利用者の予定表と車両の空きを見比べ、手作業で送迎表を作成。急な休みが出るたびに電話とエクセルで組み直し。
【仕組み化後】予定と車両をデータで持ち、変更があっても送迎表が半自動で更新。組み直しの手作業が消えます。
【従来｜請求】月初に各記録をかき集め、エクセルへ転記して集計。ミスがないか目視で突合し、深夜まで残業。
【仕組み化後】日々の実績が正しく貯まるので、月初は点検と最終確認だけ。残業の山が平準化されます。
共通するのは、「その都度の手作業」を「一度作った仕組み」に置き換えるという発想です。事務は、頑張って速くやるより、やらなくて済む形にするほうが効きます。まずは自社の事務を見える化し、時間を奪っている作業から仕組みに載せていきましょう。
03 事務別｜効率化のやり方
送迎管理
利用者の予定・住所・車両・時間をデータで持てば、送迎表づくりの手作業を大幅に削減。急な変更にも強くなる。
請求（国保連）
日々の実績が正しく貯まる仕組みにすれば、月初の集計・突合が楽に。AIは点検を補助し、提出前の確認は人が行う。
帳票・加算書類
記録・実績から帳票の下書きを自動生成。表記もそろい、作成と点検の時間が減る。
問い合わせ対応
家族や関係機関からのよくある質問に、AIが一次回答の下書き。対応の抜けと待ち時間を減らす。
ポイントは、「事務ごとにバラバラの作業を、データでつなぐ」こと。記録が実績に、実績が請求や帳票に自動で流れる形にすると、二重入力そのものが消えていきます。
04 介護の事務をAIで効率化する3つのアプローチ
| 方法 | 向いている | コスト | 自社最適化 |
|---|---|---|---|
| ① 介護ソフトの機能 | 請求・記録を一体で使いたい | 月額 | △ 既製ゆえ事務フローに制約 |
| ② 生成AI（ChatGPT/Claude）で下書き・集計 | まず手軽に試す | 無料〜サブスク | △ 各業務との連携は手作業 |
| ③ AI×ノーコードで自社専用アプリ | 複数の事務をまとめて効率化したい | 構築費（補助金活用可） | ◎ 事務フローに完全フィット |
②は手軽ですが、個人情報の扱いに注意が必要で、各業務との連携は手作業が残ります。①は請求と一体で便利でも、送迎や独自の帳票など自社固有の事務に合わないことがあります。複数の事務を横断でまとめて楽にしたいなら、③の自社専用アプリが効いてきます。
05 AI（Claude・Claude Code）で“自社専用”の事務アプリを作る
近年は、AIとノーコードを組み合わせることで、自社の事務フローに完全にフィットしたアプリを、外注で何百万円もかけずに構築できます。Lark Baseのようなデータベースや、業務アプリ生成のツールを土台に、生成AIでの下書き・集計を組み合わせる形です。
複数の事務を1つに
送迎・実績・帳票・勤怠をひとつの仕組みでつなぐ。二重入力をなくす。
データが自動で流れる
記録→実績→請求・帳票へ自動連携。月初の集計が楽になる。
権限・保存を業務仕様で
誰が入力・閲覧できるか（権限）や保存を、業務利用を前提に設計できる。
私たちソウゾウは、Claudeなどを活用したAI活用・導入で、介護現場の記録・シフト・事務のシステム構築を支援しています。「既製ソフトが自社の事務に合わない」「管理者が事務に追われている」という事業所に、自社専用の仕組みを一緒に作ることができます（介護×爆速AIもご覧ください）。
06 導入のメリットと効果（時間で考える）
転記・集計の削減
データが自動で流れ、二重入力と集計の手作業が消える。
帳票づくりの時短
下書きの自動生成で、書類作成と点検の時間が減る。
属人化の解消
仕組みに載せることで、担当者が休んでも回る。
管理者が本業へ
事務から解放され、マネジメントや現場フォローに時間を戻せる。
効果は「時間」で見ると分かりやすくなります。事務にかかる時間が1日1時間減れば、事務担当2人で1日2時間、1か月で約40時間。とくに月初に集中していた請求業務の残業が平準化されると、事業所の働きやすさは大きく変わります。
西澤 志門ソウゾウ代表
＼ 西澤のひとこと ／
介護事業所の負担は、実は現場のケアだけでなくバックオフィス事務にも大きく潜んでいます。ソウゾウでは、送迎・請求・帳票といった裏方の事務を自動化する支援に伴走してきました。そこで見えたリアルをお伝えします。
◆ どの事務を、どう自動化したか
- 請求業務：月初に集中していた集計・突合をアプリ化し、転記と二重入力をほぼゼロに
- 帳票づくり：定型の書類を下書きから自動生成し、作成と点検の時間を短縮
- 送迎・記録まわり：バラバラだった入力を一つの流れに集約し、後からの探し物・確認漏れを削減
いずれもLark Baseなどのノーコードで、その事業所の運用に合わせて作り込みました。
◆ 事務員・管理者の反応
- 事務員：「月初の残業が目に見えて減った」「転記のストレスがなくなった」
- 管理者：「事務から手が離れて、現場フォローやマネジメントに時間を戻せた」
数字で言えば、事務が1日1時間減るだけでも、2人で月あたり約40時間。この時間を人にしかできない仕事に回せるのが、いちばんの効果だと感じています。
◆ まずは”どう変わるか”を体感してみてください
言葉での説明よりも、実際に触ってもらうのが早いです。ソウゾウが構築したシフトAI自動作成システムは、そのままデモで操作できます。「事務がこう楽になるのか」というイメージを掴んでみてください。
- デモを試す 👉 https://aishift.pages.dev/
「うちの事業所だと、どの事務から自動化すべき?」と迷ったら、実際に伴走してきた経験からご提案します。お気軽にご相談ください。
07 始め方｜まずは事務の棚卸しから
いきなりアプリを作るのではなく、「どの事務に、いつ、どれだけ時間がかかっているか」を棚卸しすることから始めます。
- 事務を書き出す送迎・請求・帳票・勤怠・問い合わせなど、事務の一覧と時間を可視化する。
- 転記・集中を特定二重入力や月初集中など、いちばん時間を取られている部分を見つける。
- 方法を選ぶ手軽に試すなら生成AI、請求一体なら介護ソフト、横断でまとめるなら自社専用アプリ。
- 小さく作って定着1つの事務から試し、事務担当の感覚を確かめて広げる。
「何から手をつければいいか分からない」段階のご相談でも大丈夫です。介護現場を理解した上で、方法の選定から構築・定着まで伴走します。
08 よくある質問（介護 事務 AI 効率化）
介護の事務はAIでどこまで自動化できますか？
送迎表づくり、勤怠・実績の集計、帳票の下書き、問い合わせの一次対応などを自動化・半自動化できます。請求のように正確性が最重要の業務は、AI・仕組みで下ごしらえし、最終確認は人が行います。
請求業務はAIに任せて大丈夫ですか？
集計や点検の補助には有効ですが、提出前の最終確認は必ず人が行ってください。日々の実績が正しく貯まる仕組みにするほど、月初の負担は軽くなります。
ChatGPTやClaudeで事務を効率化できますか？
帳票の下書きや文面作成には有効です。ただし利用者・職員の個人情報を外部AIに入力する扱いには注意が必要です。範囲・権限・管理ルールを決め、必要なら自社環境で使える形にしましょう。
介護ソフトと自社専用アプリ、どちらが良いですか？
請求・記録を一体で使うならソフトが便利です。「送迎や独自帳票など自社固有の事務が多い」「複数の事務を横断でまとめたい」なら、AI×ノーコードの自社専用アプリが向いています。
小規模事業所でも導入できますか？
はい。小さく始められるのがAI×ノーコードの利点です。管理者が事務を抱えている事業所ほど効果を感じやすいです。
ITが苦手な事務員でも使えますか？
入力項目を絞り、選択やボタンで入れられる形にすれば、ITが得意でない方でも使えます。
費用や期間はどれくらいですか？
自社専用アプリはAI×ノーコードで短期・低コストに構築できます。介護のICT/DX関連の補助金を活用できる場合もあります。詳細はご相談ください。
事務の効率化を相談できますか？
はい。事務の棚卸しから、自社フローに合わせたアプリ構築・定着まで支援します。無料相談からどうぞ。
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- 請求・加算・帳票の要件は、厚生労働省・国保連・各自治体の最新案内をご確認ください。
